Publicaties

Werkgever betaalt tablet of smartphone van werknemer terug: belastingvrije vergoeding

Werkgevers kunnen aan hun werknemers een  tablet of smartphone ter beschikking stellen voor professioneel (en soms ook) privé gebruik. In dit laatste geval dienen de werknemers een terugbetaling te doen voor hun persoonlijk gebruik of worden zij belast op een voordeel van alle aard. Maar wat indien de werknemers hun eigen tablet of smartphone (of bij uitbreiding hun eigen portable computer) gebruiken? Kan de werkgever dan een terugbetaling doen van de gedragen kosten?

Deze vraag kadert in de "Bring your own device" cultuur, waarbij de werknemer zijn eigen favoriete toestel kan gebruiken. Wel heeft de werkgever uiteraard het recht om bepaalde vereisten aan het toestel te stellen indien dit gerechtvaardigd wordt door werkomstandigheden of het ICT-beleid.

Indien de terugbetaling geschiedt voor het professioneel gebruik van het betreffende toestel, is deze vergoeding belastingvrij in hun hoofde. De rulingdienst van de FOD Financiën heeft dit nu als zodanig bevestigd. De vergoeding is immers te beschouwen als een terugbetaling van zogenaamde “eigen kosten van de werkgever”.

Uiteraard gaat dit enkel op voor zover de terugbetaalde kosten overeenstemmen met het professionele gebruik van het toestel. In die zin is het in vele gevallen niet realistisch dat de werkgever alle kosten van het toestel voor zijn rekening neemt. Maar in vele gevallen lijkt het aanvaardbaar dat de werkgever tot 80% van de kosten terugbetaalt. Uiteraard kan in bepaalde gevallen een hoger percentage gehanteerd worden.

Indien naast terugbetaling van kosten voor de aankoop en onderhoud van het toestel, ook abonnementskosten worden terugbetaald, dient hiervoor ook enkel de professioneel gemaakte kosten terugbetaald te worden. Waarbij eenzelfde percentage tot de meest voor de hand liggende methode behoort.

Voor de geïnteresseerden: De voorafgaande beslissingen vindt u onder volgende links.