Publicaties

Geregistreerde kassa in de btw-wetgeving en de horecasector

Het invoeren van de geregistreerde kassa in de horeca heeft heel wat voeten in de aarde gehad. Ondertussen zijn de eerste horeca-uitbaters ook echt met het systeem van start gegaan. De anderen hebben nog even respijt, maar niet meer zo lang. Vanaf 1 januari 2015 wordt het echt verplicht. Het wordt stilaan tijd dus om de regels toe te lichten.

Wie wil kan het systeem in 2014 al toepassen en wordt daarvoor beloond

Hoewel het systeem pas volgend jaar verplicht wordt, kan u het al vanaf dit jaar toepassen. Meer zelfs, belastingplichtigen (met maximaal 49 werknemers) die het nu al implementeren, krijgen er een aantal sociale gunstmaatregelen voor terug. U zal immers voor vijf (voltijdse) personeelsleden minder sociale bijdragen moeten betalen. U kan daarbij kiezen voor 800 EUR per kwartaal voor werknemers jonger dan 26 jaar op het einde van het kwartaal of 500 EUR per kwartaal voor andere werknemers. Ook fiscaal krijgt u nog een incentive: de bedrijfsvoorheffing op de eerste 180 gepresteerde overuren per werknemer, per belastbaar tijdperk moet niet aan de Schatkist worden doorgestort (u moet ze inhouden, maar niet doorstorten).

Als u pas in de loop van 2014 het systeem begint toe te passen, heeft u recht op de vermindering van de sociale bijdragen vanaf het kwartaal dat volgt op de registratie als geregistreerd kassasysteem-gebruiker. De horeca-uitbaters ten slotte die pas vanaf 1 januari 2015 aansluiten, omdat het systeem dan verplicht wordt, kunnen pas vanaf dan van de vermindering profiteren.

Wie moet het systeem gebruiken: de 10 %-drempel

Uitbaters van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt (1) en traiteurs die op regelmatige basis cateringdiensten verrichten (2), moeten vanaf 1 januari 2015 met de geregistreerde kassa kastickets uitreiken aan hun klanten.

Het is dus cruciaal om de juiste betekenis van het begrip 'regelmatig' te kennen. De wetgever heeft daarvoor de 10 %-drempel bedacht. Die wordt berekend met de volgende formule:

(Omzet uit restaurant- en cateringdiensten (excl. btw) zonder drank of meeneemmaaltijden × 100) / (totale omzet uit horeca-activiteiten (excl. btw), alle maaltijden, met inbegrip van dranken en meeneemmaaltijden)

Indien bovenstaande formule een resultaat van meer dan 10 % geeft, is er sprake van een 'regelmatige basis'.

Voorbeeld
In café Het Dorp kan je ook kleine maaltijden nuttigen (croques, spaghetti, ...) . Uit deze activiteit haalt het café een omzet van 2.200 EUR. De grootste omzet wordt uiteraard gehaald uit het verbruik van dranken. De totale omzet (drank + maaltijden) bedraagt 20.000 EUR. Volgens de formule: (2.200 × 100)/ 20.000 = 11 %. Café Het Dorp overschrijdt de drempel en zal dus een geregistreerde kassa moeten aanschaffen.

Voor bestaande ondernemingen wordt het voorgaande kalenderjaar als referentieperiode genomen om de 10 %-drempel te berekenen. Als eerste referentieperiode wordt de periode van 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014 gebruikt, daar de verplichte registratieprocedure op 1 juli 2014 start. Voor beginnende ondernemingen wordt het resterende gedeelte van het kalenderjaar waarin de activiteit wordt opgestart als referentieperiode gehanteerd. Als ze hun activiteit pas beginnen in het laatste kwartaal van een kalenderjaar, telt de rest van het kwartaal en het volgende kalenderjaar als referentieperiode.

Van zodra een belastingplichtige de 10 %-drempel overschrijdt, moet hij kastickets uitreiken via een geregistreerde kassa. Dit blijft ook zo als hij op een later tijdstip (opnieuw) onder de drempel valt. Dus: eenmaal gebruiker van de geregistreerde kassa, blijft men gebruiker. Enkel wanneer de activiteit wordt stopgezet, valt de verplichting weg.

Het systeem geldt niet voor...

Het systeem geldt niet voor restaurant- en cateringdiensten aan boord van schepen en vliegtuigen. Ook de verkoop via automaten valt buiten het toepassingsgebied.

Het systeem in de praktijk

De gebruiker moet een kasticket uitreiken voor alle horecahandelingen die hij verricht, op het moment dat de dienst wordt voltooid of de levering wordt verricht. De hoedanigheid van de klant (particulier, zelf belastingplichtige) speelt daarbij geen rol. Als de klant een factuur vraagt, moet de dienstverrichter naast de factuur dus nog steeds een kasticket uitreiken.

Als de belastingplichtige ook nog handelingen verricht die geen horecadiensten zijn, moet hij voor deze handelingen geen kasticket uitreiken.

De geregistreerde kassa zal alle gegevens bewaren.

Als er zich technische problemen voordoen, moet het lokale BTW-kantoor onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. Daarnaast moet hij een aantal maatregelen nemen: in plaats van kastickets, rekeningen of ontvangstbewijzen uitreiken en deze bijhouden.

Identificeren

Uitbaters van horecazaken moeten zich ten laatste op 28 februari 2015 registreren in de GKS-module via de site van de FOD Financiën. De fiscus zal daaropvolgend een uiterlijke implementatiedatum toekennen. Dit kan een van volgende data zijn: 30 juni 2015, 30 september 2015 of 31 december 2015.