Publicaties

E-invoicing: elektronische facturen in de btw

De elektronische factuur bestaat in België al bijna tien jaar (sinds 2004), maar was in de eerste jaren niet echt succesvol. Verschillende reparaties aan de wet moesten daar verandering in brengen. Sinds januari vorig jaar (2013) geldt een nieuwe wettelijke regeling voor elektronische facturatie. Tijd dus om het wat en hoe van elektronisch factureren of ‘e-invoicing’ eens uit de doeken te doen.

Wanneer kan u e-invoicing gebruiken?

De keuze ligt bij de klant. Dit wil zeggen dat, enkel wanneer de klant akkoord gaat, u een e-factuur mag uitreiken. Zo niet, moet u een papieren factuur uitreiken.

Het akkoord van de klant kan ook stilzwijgend zijn. Hij moet dus niet uitdrukkelijk het gebruik van e-facturen aanvaarden.

Hoe een e-factuur uitreiken?

Elektronische facturen mogen in om het even welk elektronisch formaat opgesteld worden: ubl, xml, finvoice, maar ook pdf of word mogen worden gebruikt.

Eens de factuur in elektronische vorm is opgemaakt, moet ze ook in elektronische vorm uitgereikt worden. Ook dat kan op verschillende wijzen: een e-mail naar de klant met de factuur als bijlage, op een usb-stick, de mogelijkheid om de factuur via de website van de leverancier te downloaden, ... De klant moet dus de factuur ook elektronisch ontvangen: als u een factuur elektronisch opmaakt en vervolgens uitprint en aan de klant overhandigt/per post opstuurt, wordt die niet als elektronische factuur beschouwd.

U moet er als leverancier wel voor zorgen dat u kan bewijzen dat de e-factuur door de klant ontvangen werd (bijvoorbeeld via een mail met leesbevestiging).

Hoe de echtheid van de e-factuur garanderen?

Alle facturen (zowel papieren als elektronische) moeten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid kunnen garanderen. Wat wil dit zeggen?

  • de identiteit van de uitreiker moet gewaarborgd zijn (authenticiteit van de herkomst); en
  • de inhoud van de factuur moet overeenstemmen met de werkelijkheid, zonder dat de gegevens kunnen worden veranderd (integriteit van de inhoud).

Hoe de authenticiteit en de integriteit gewaarborgd worden maakt niet uit. Dat kan bijvoorbeeld via een elektronische handtekening, door een watermerk aan te brengen op de factuur of door de factuur als pdf op te maken.

Hoe een e-factuur bewaren?

De e-facturen moeten zeven jaar bewaard worden. Facturen in verband met de aankoop/oprichting van onroerende goederen moeten zelfs vijftien jaar bewaard worden.

De belastingplichtige heeft verschillende bewaarmethodes ter beschikking:

  • de facturen mogen online bewaard worden;
  • de facturen kunnen op een server geplaatst worden. Die server moet zich niet in België bevinden, maar moet wel vanuit België toegankelijk zijn;
  • de e-facturen mogen uitgeprint worden en op papier bewaard worden.