Publicaties

De forfaitaire kostenvergoedingen van de RSZ

Vergoedingen van “kosten eigen aan de werkgever” die u terugbetaalt aan uw werknemer, zijn niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. Voor kleine en moeilijk bewijsbare kosten kan u een beroep doen op de richtlijnen van de RSZ die voor verschillende kosten een forfaitaire raming aanvaardt.

Sociaal loonbegrip

Het begrip loon is een belangrijk begrip in de sociale zekerheid. Op het brutoloon van de werknemer moeten socialezekerheidsbijdragen worden betaald. Uit het loonbegrip zijn uitgesloten - en bijgevolg niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen - de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen. Het gaat hier uitsluitend om kosten die worden veroorzaakt door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld verplaatsingskosten, telefoonkosten, maaltijdkosten).

Als uw werknemer bepaalde uitgaven moet verrichten tijdens de uitoefening van zijn beroep en u die kosten terugbetaalt aan uw werknemer, zijn er op dit bedrag dus in principe geen RSZ-bijdragen verschuldigd. De RSZ beschouwt een kostenvergoeding niet als loon als:

  1. die vergoeding een werkelijke kostenvergoeding is die geen verrijking van de werknemer inhoudt;
  2. de terugbetaling van de vergoeding gebeurt op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke omvang van de uitgaven; en
  3. u verplicht bent om de kosten aan de werknemer terug te betalen.

Reële kosten of forfait

De terugbetaling van de kostenvergoeding kan gebeuren op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke waarde van de uitgaven. Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn via verantwoordingsstukken worden veelal op een forfaitaire wijze terugbetaald. De RSZ aanvaardt dit op voorwaarde dat u het gehanteerde forfait kan verantwoorden aan de hand van bewijsstukken of elk ander bewijsmiddel (met uitzondering van de eed). De echtheid van de kosten kan u aantonen aan de hand van geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst.

Onkostentabel RSZ

De RSZ heeft in 2010 een tabel samengesteld met verschillende posten waarvoor ze een forfaitaire raming aanvaardt. Deze tabel is opnieuw aangepast. De bedragen zijn maximumbedragen. Zijn de gemaakte kosten groter dan de forfaitaire bedragen, dan mag u de werkelijke kosten bewijzen. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen zijn verschuldigd.

De forfaitaire kostenvergoedingen mogen ook geen kosten dekken waarvan de terugbetaling al op een andere wijze gebeurt. Beide systemen (reëel en forfaitair) mag u ook niet samen gebruiken voor éénzelfde type van kosten.

Enkele voorbeelden uit de administratieve instructies van de RSZ (2014/04).

Kosten voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto of de fiets.

Bedrag forfait: 0,3468 euro per km (auto) en 0,22 euro per km (fiets).

Voorwaarden: u (als werkgever) mag niet de eigenaar zijn van het voertuig of het voertuig mag niet door u worden gefinancierd. De forfaits omvatten “alle” kosten, zowel het onderhoud als de verzekering en de brandstof.

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers (werknemers die verplicht zijn zich tijdens de werkdag gedurende minimum vier opeenvolgende uren te verplaatsen).

Bedrag forfait: 10 euro per dag en een maaltijdvergoeding van 6 euro per dag.

Voorwaarden: uw werknemers kunnen geen gebruik maken van sanitaire en andere faciliteiten in de onderneming of op de meeste werven en kunnen niet anders dan een maaltijd buitenshuis gebruiken.

Bureaukosten voor werknemers die een deel van hun werk thuis doen.

Bedrag forfait: 117,27 euro per maand. Dit bedrag dekt de kosten voor o.m. verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap.

Voorwaarden: de werknemers moeten structureel en op regelmatige basis een deel van hun arbeidstijd thuis presteren en in hun woning daarvoor een ruimte inrichten. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functieomschrijving duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuiswerken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur betekent dit dat de thuis gepresteerde uren moeten meetellen om te zien of zij de maximale arbeidsduur niet overschrijden.

Kosten verbonden aan de auto (garage, parking, carwash).

Bedrag forfait: 50 euro per maand (garage), 15 euro per maand (parking) en 15 euro per maand (carwash).

Voorwaarden: het voertuig wordt hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt. Als u de stalling in een garage eist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan, dan moet die verplichting aan alle werknemers in dezelfde toestand worden opgelegd.

Kosten verbonden aan pc en internet.

Bedrag forfait: 20 euro per maand voor een pc en 20 euro per maand voor internet.

Voorwaarden: de werknemer gebruikt zijn eigen pc en/of internetverbinding voor professionele doeleinden en op regelmatige basis (d.w.z. 1 dag/week, meerdere keren een paar uur/week, één week elke maand, ...); en u komt op geen andere manier tussen in deze kosten (bijvoorbeeld door een deel van de aankoopprijs van de pc ten laste te nemen).

Fiscaal loonbegrip

Let op, het loonbegrip in de sociale zekerheid is niet hetzelfde als het fiscaal loonbegrip. Een aantal bedragen vinden we terug bij de fiscus (bijvoorbeeld de kosten voor binnenlandse dienstreizen of de kosten die verbonden zijn aan het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer). Voor andere uitgavenposten (bijvoorbeeld bureaukosten) moet u een (in)formeel akkoord sluiten met de fiscus. Omdat elke kostenvergoeding controleerbaar moet zijn, moet u ze vermelden op de fiscale fiches.

Gevolgen herkwalificatie tot loon

De herkwalificatie tot loon heeft verregaande gevolgen. De RSZ en de fiscus kunnen drie jaar teruggaan in de tijd. Bij fraude wordt die termijn voor de fiscus met twee jaar verlengd.

Op sociaal gebied riskeert men naast een bijdrageopslag en verwijlinteresten op jaarbasis, ook een sanctie voor onvolledige of onjuiste aangifte. Op fiscaal gebied zal men de aftrek als beroepskost verwerpen en riskeert u een aanslag geheime commissielonen op niet of niet-correct opgestelde loonfiches. De werknemer krijgt een herziening in de personenbelasting.